Un assistant pour votre organisme de formation
Équiper un organisme de formation d'un assistant qui répond à partir de ses programmes, de ses conventions, de son règlement intérieur et de ses preuves Qualiopi.
Ce site s'adresse aux organismes de formation professionnelle : formateurs indépendants, centres de formation, centres de formation d'apprentis (CFA), et à leurs équipes administratives, pédagogiques et commerciales. Il montre comment un assistant qui répond à partir de vos propres documents (programmes, conventions, règlement intérieur, classeur Qualiopi) aide l'accueil, les formateurs et la direction, et ce qu'il ne doit pas faire.
Chaque page part d'un document ou d'une obligation du métier, cite le texte qui l'encadre et dit ce qui reste à l'humain.
Un repère : trois questions avant de commencer
Un assistant d'organisme de formation n'est utile que si l'on sait répondre à ces trois questions :
- Qui l'interroge ? Les stagiaires et les entreprises sur le site, l'équipe en interne, les apprentis et leurs maîtres d'apprentissage. Les documents et les limites changent dans chaque cas.
- Quelle source fait foi ? Pour chaque sujet, un seul document en vigueur, daté. Si la durée d'une formation diffère entre le site et le programme, l'assistant répétera l'erreur ; l'auditeur Qualiopi la verra aussi, puisque l'indicateur 1 demande depuis le 01/11/2026 une information « détaillée et vérifiable ».
- Où passe-t-on la main ? Financement personnel, handicap, rupture de contrat, réclamation, signalement de violence : l'assistant donne la règle générale et le bon contact, jamais une décision.
Qualiopi et les obligations de l'organisme
- Le référentiel Qualiopi 2026 : 33 indicateurs depuis le 01/11/2026, les 7 critères inchangés, les dates de transition.
- Les preuves par indicateur : organiser le classeur pour que l'équipe, et l'assistant, retrouvent chaque preuve.
- Préparer un audit Qualiopi : audit initial, de surveillance, de renouvellement, d'après l'arrêté du 28/10/2026.
- L'amélioration continue : réclamations, analyse des risques et indicateurs 30 à 33.
- Le bilan pédagogique et financier : à envoyer avant le 30 avril, avec la déclaration d'activité en toile de fond.
- Le règlement intérieur : obligatoire pour tout organisme, avec une nouveauté depuis le 27/06/2026.
Les documents de la formation
- Les mentions d'un programme de formation : ce que les textes demandent, réunis dans un modèle.
- Convention ou contrat de formation : entreprise, particulier, compte personnel de formation, et les règles de paiement.
Les questions des publics
- Les questions des stagiaires et des entreprises : contenu, délais, financement, sans conseil personnalisé.
- Les questions des apprentis en CFA : calendrier, droits, rupture, médiateur.
- Le référent handicap : obligatoire en CFA, attendu par Qualiopi, et l'orientation par l'assistant.
Pour commencer
La page par où commencer donne la liste des documents à rassembler, dans l'ordre. Le premier est presque toujours le même : vos programmes à jour. L'article L6353-8 du Code du travail impose déjà de remettre aux stagiaires, avant l'inscription définitive, les objectifs et le contenu, les formateurs, les horaires, les modalités d'évaluation et le règlement intérieur. Ce que vous devez écrire pour eux est aussi ce qu'un assistant a besoin de lire.
Les règles citées sur ce site ont été lues sur Légifrance, le Code du travail numérique et Service Public le 15/11/2026. Elles évoluent : vérifiez la date de chaque page, et pour une question juridique propre à votre organisme, demandez l'avis de votre organisme certificateur, de votre fédération ou d'un avocat.
Toutes les pages
Guides
- Amélioration continue Qualiopi : indicateurs 30 à 33
Appréciations, réclamations, analyse des risques : ce que demandent les indicateurs 30 à 33 depuis le 01/11/2026, et l'appui d'un assistant.
- Préparer un audit Qualiopi avec son équipe
Audit initial, de surveillance ou de renouvellement : les règles de l'arrêté du 28/10/2026, une méthode et le rôle d'un assistant.
- Preuves Qualiopi par indicateur : organiser son classeur
Quelles preuves rassembler pour les 33 indicateurs Qualiopi, comment les classer et comment un assistant aide à les retrouver avant l'audit.
- Répondre aux questions des apprentis en CFA
Calendrier, droits, rupture, médiateur : ce qu'un assistant de CFA peut répondre aux apprentis, et ce qui revient à l'équipe.
- Répondre aux questions des stagiaires et des entreprises
CPF, prise en charge par l'entreprise, délais d'accès, prérequis, handicap : ce qu'un assistant peut répondre, et ce qui reste au conseiller.
Questions
- Bilan pédagogique et financier : date limite et contenu
Le bilan pédagogique et financier s'envoie avant le 30 avril. Ce qu'il contient, le lien avec la déclaration d'activité, et comment l'équipe s'organise.
- Règlement intérieur d'un organisme de formation
Obligatoire pour tout organisme de formation : contenu, délai, nouveauté de 2026, et comment un assistant s'en sert pour répondre aux stagiaires.
Listes
- Assistant d'organisme de formation : par où commencer
Les documents à rassembler, dans l'ordre, pour équiper un organisme de formation ou un CFA d'un assistant qui répond à l'équipe et aux stagiaires.
Fiches
- Convention ou contrat de formation : la différence
Entreprise, particulier qui finance seul, CPF : quel document signer, ce qu'il contient selon le Code du travail, ce qu'un assistant peut vérifier.
- Programme de formation : les mentions à faire figurer
Ce que le Code du travail et Qualiopi demandent dans un programme de formation, et comment en faire une source fiable pour un assistant.
- Référent handicap en organisme de formation
Obligatoire en CFA, attendu par Qualiopi : ce que disent les textes, et comment un assistant oriente vers le référent handicap.
- Référentiel Qualiopi 2026 : ce qui change au 01/11/2026
Depuis le 01/11/2026, le référentiel national qualité compte 33 indicateurs. Ce qui change, les dates de transition et ce qu'un assistant peut rappeler.