Faut-il une preuve pour chacun des 33 indicateurs ?

Seulement pour ceux qui s'appliquent à votre activité : le décret n° 2026-728 distingue des indicateurs spécifiques, par exemple pour les formations certifiantes, l'alternance ou les périodes en situation de travail. Le périmètre se fixe avec votre organisme certificateur.

Un assistant peut-il rédiger les preuves manquantes ?

Non. Une preuve montre ce que l'organisme fait réellement. L'assistant aide à retrouver, classer et repérer ce qui manque ; il ne fabrique pas un document pour l'audit.

Preuves Qualiopi par indicateur : organiser son classeur

Une preuve Qualiopi est un document ou un enregistrement qui montre que vous faites ce que l'indicateur demande : une page du site, une convention signée, un questionnaire rempli, un compte rendu de réunion. Le plus sûr est de classer vos preuves indicateur par indicateur, avec pour chacune son emplacement, sa date et son responsable. Ce classeur devient ensuite la base d'un assistant d'équipe qui répond à « où est notre preuve pour l'indicateur 9 ? ».

Ce que dit le texte

Depuis le 01/11/2026, le référentiel compte 33 indicateurs répartis sous les 7 critères de l'article R6316-1 du Code du travail (décret n° 2026-728 du 01/08/2026). Certains sont « spécifiques » : ils ne visent que certaines prestations, comme les formations qui mènent à une certification, l'alternance ou les périodes de formation en situation de travail. L'arrêté du 28/10/2026 précise que l'audit classe les écarts en non-conformités mineures ou majeures, et qu'au moins cinq mineures non levées valent une majeure.

Le guide de lecture du ministère du Travail détaille, pour chaque indicateur, les éléments de preuve attendus. C'est lui qu'il faut suivre ; le tableau ci-dessous ne le remplace pas.

Exemples de preuves, critère par critère

Critère	Indicateurs	Documents qui servent souvent de preuve
1. Information du public	1 à 3	Pages du site et catalogue datés, délais d'accès, résultats publiés avec leur mode de calcul
2. Objectifs et conception	4 à 8	Analyse du besoin avec l'entreprise ou le financeur, programmes avec objectifs évaluables, test de positionnement à l'entrée
3. Accueil et suivi	9 à 16	Convocation, livret d'accueil, règlement intérieur, émargements, évaluations, procédure contre les violences, le harcèlement et les discriminations
4. Moyens	17 à 20	Description des salles et outils, planning de coordination des intervenants, ressources pédagogiques, nom du référent handicap
5. Personnels	21 et 22	Curriculum vitae des formateurs, critères de choix, formations suivies par l'équipe
6. Environnement	23 à 29	Notes de veille (réglementaire, métiers, pédagogie), réseau handicap, contrats de sous-traitance
7. Appréciations et réclamations	30 à 33	Questionnaires, registre des réclamations, plan d'amélioration, analyse des risques, dispositif d'évaluation des contenus

Pour chaque ligne, posez-vous la question de l'auditeur : « montrez-moi que vous le faites, et pas seulement que vous l'avez écrit ». Une procédure sans trace d'application prouve peu.

Une fiche par indicateur

Le classeur le plus utile tient en une fiche courte par indicateur :

numéro et libellé de l'indicateur, recopié du texte en vigueur ;
s'applique ou non à votre organisme, et pourquoi ;
ce que vous faites, en trois ou quatre phrases ;
les preuves, avec leur emplacement exact (dossier, nom de fichier), leur date et leur version ;
le responsable de la mise à jour ;
la dernière vérification (date).

Gardez le même nom de fichier d'une année à l'autre et une seule version en vigueur. Archivez les anciennes à part : un assistant qui lit deux versions du livret d'accueil répondra avec l'une ou l'autre.

Comment l'assistant d'équipe s'en sert

Une fois ces fiches rangées, l'assistant devient un sommaire qui répond. Exemples de questions de l'équipe :

« Quelle preuve on montre pour l'indicateur 2 ? Où est le calcul du taux de satisfaction ? »
« Le programme de la formation bureautique a-t-il un test de positionnement ? »
« Qui est notre référent handicap et où est sa fiche de mission ? »
« Quels indicateurs n'ont pas été vérifiés depuis six mois ? »

Pour que les réponses soient justes, l'assistant doit citer la fiche et le fichier d'où il tire sa réponse. Si la fiche ne dit rien, la bonne réponse est « pas de preuve rangée pour cet indicateur ».

Ce que l'assistant ne doit pas faire

Créer une preuve. Il peut proposer un plan de procédure à faire valider ; il ne produit pas un compte rendu de réunion qui n'a pas eu lieu.
Conclure à la conformité. La décision appartient à l'organisme certificateur après l'audit.
Lire des données personnelles sans nécessité. Émargements, évaluations nominatives et réclamations contiennent des noms. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), dans ses questions-réponses du 18/07/2024, rappelle que l'organisme qui relie un système d'intelligence artificielle à sa base documentaire est responsable du traitement quand elle contient des données personnelles. Mettez dans la base les modèles et les procédures ; laissez les documents nominatifs dans votre logiciel de gestion.

Méthode en quatre temps

Lister les indicateurs qui vous concernent, à partir du texte du décret et de votre périmètre : les quatre catégories d'actions de l'article L6313-1 du Code du travail (actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l'expérience, formation par apprentissage).
Écrire une fiche par indicateur, même courte.
Ranger les preuves à un seul endroit, avec des noms de fichiers stables.
Revoir chaque trimestre les fiches signalées comme anciennes.

La préparation de l'audit lui-même est détaillée sur la page préparer un audit Qualiopi, et les changements du 01/11/2026 sur le référentiel 2026.