Assistant d'organisme de formation : par où commencer

Pour équiper un organisme de formation d'un assistant, commencez par un seul usage (répondre aux stagiaires sur le site, ou aider l'équipe à retrouver ses preuves Qualiopi) et par les documents qui y répondent, à jour et datés. La liste ci-dessous suit l'ordre le plus utile pour un formateur indépendant, un centre de formation ou un centre de formation d'apprentis (CFA).

1. Les documents remis aux stagiaires

Ce sont ceux que l'article L6353-8 du Code du travail impose de communiquer avant l'inscription définitive. Ils forment le socle des réponses :

• les programmes de chaque formation (voir les mentions d'un programme) ;
• la liste des formateurs et leurs références ;
• les horaires et le calendrier des sessions ;
• les modalités d'évaluation ;
• le contact de la personne chargée des relations avec les stagiaires ;
• le règlement intérieur (voir la page dédiée) ;
• pour les particuliers qui financent seuls leur formation : tarifs, modalités de règlement, conditions en cas d'abandon.

2. Les fiches pratiques

Ce sont les réponses que l'accueil donne chaque semaine, écrites une fois :

• financement par l'entreprise ou un opérateur de compétences (OPCO) ;
• compte personnel de formation (CPF), avec la date et la source des règles ;
• accessibilité et contact du référent handicap ;
• délais d'accès et démarche d'inscription ;
• accès aux locaux, stationnement, repas ;
• connexion aux formations à distance.

3. Les modèles administratifs

• Modèles de convention et de contrat de formation, de devis, de convocation, d'attestation.
• Conditions générales de vente.
• Procédure interne du bilan pédagogique et financier et récépissé de la déclaration d'activité.

4. Le classeur Qualiopi

• Une fiche par indicateur, avec l'emplacement des preuves : voir les preuves par indicateur.
• Les procédures : réclamations, prévention des violences et du harcèlement, accueil des personnes handicapées, sous-traitance.
• Le dernier rapport d'audit et le plan d'action.
• Les notes de veille (réglementaire, métiers, pédagogie).

Depuis le 01/11/2026, le référentiel compte 33 indicateurs (décret n° 2026-728) : vérifiez vos fiches avec la page sur le référentiel 2026.

5. Pour un CFA, en plus

• Calendrier d'alternance par groupe.
• Livret d'accueil de l'apprenti.
• Fiche « droits et devoirs » avec les coordonnées du médiateur de l'apprentissage.
• Documents destinés aux maîtres d'apprentissage.

Les questions propres aux apprentis sont traitées sur la page CFA.

Ce qui ne va pas dans la base

• Les dossiers nominatifs : émargements, évaluations, absences, réclamations avec noms, informations de santé.
• Les anciennes versions des documents : archivez-les à part.
• Les brouillons non validés.

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), dans ses questions-réponses du 18/07/2024, rappelle que l'organisme qui relie un système d'intelligence artificielle à sa base documentaire est responsable du traitement si elle contient des données personnelles, et recommande une charte d'usage et la formation des utilisateurs.

Les quatre règles de rédaction

1. Une version en vigueur par document, datée.
2. Les mêmes informations partout : durée, prérequis et tarifs identiques sur le site, dans le programme et dans la convention.
3. Une sortie prévue : pour toute question sans réponse écrite, le contact de la bonne personne.
4. Une relecture régulière des questions posées, pour compléter les fiches.

Choisir l'outil

Comparez les solutions sur ce que l'équipe utilisera vraiment : formats de documents acceptés, citation des sources dans les réponses, petite fenêtre de discussion à placer sur le site, partage avec l'équipe, historique des conversations. À titre d'exemple, ALMA, édité par IArche (qui publie ce site), annonce une base de connaissances alimentée par l'envoi de fichiers PDF, DOCX, TXT ou CSV ou par la lecture de votre site, des citations des sources, un widget à intégrer sur le site, des formulaires avant discussion, l'historique des conversations et le partage avec l'équipe avec gestion des rôles. Les forfaits sont présentés sur la page des tarifs d'ALMA, avec trois jours d'essai sur un premier abonnement, carte demandée. Pour tout point non publié, vérifiez avec IArche avant de vous engager.